Privacyverklaring

Mountain Masters is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar website, boekingen, groepsreizen en de uitvoering van reisovereenkomsten.

Mountain Masters

Adres

Stationsplein 108

KvK-nummer

77851005

BTW-nummer

NL002358753B37

E-mail

info@mountainmasters.nl

Afhankelijk van uw boeking en het contact met Mountain Masters kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• adresgegevens wanneer deze voor de boeking of administratie nodig zijn;
• gegevens over de geboekte reis, accommodatie, kamerindeling en deelname;
• gegevens die nodig zijn voor vervoer, materiaalhuur en activiteiten;
• ski- of snowboardniveau wanneer dit relevant is voor de uitvoering van de reis;
• dieetwensen, allergieën of andere noodzakelijke informatie over een beperking of gezondheidsbehoefte;
• gegevens van een noodcontactpersoon wanneer daarom wordt gevraagd;
• betalings- en factuurgegevens;
• communicatie met Mountain Masters via e-mail, website of boekingsportaal.

Wij vragen en verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

• het sluiten en uitvoeren van uw reisovereenkomst;
• het organiseren van accommodatie, vervoer, activiteiten, materiaalhuur en kamerindeling;
• het informeren van u over uw boeking en de reis;
• het verwerken van betalingen en onze administratie;
• het behandelen van vragen, wijzigingen en klachten;
• het kunnen handelen bij noodsituaties of calamiteiten;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De verwerking is, afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer toestemming de toepasselijke grondslag is.

Voor de uitvoering van een reis kan het noodzakelijk zijn dat u informatie verstrekt over bijvoorbeeld allergieën, dieetwensen, mobiliteitsbeperkingen of andere gezondheidsgerelateerde behoeften. Wij verwerken dergelijke informatie alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering of veilige organisatie van de reis.

Wanneer dit nodig is, kan relevante informatie worden gedeeld met de betrokken dienstverlener, zoals een accommodatie of activiteitenaanbieder. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt dat een toepasselijke wettelijke grondslag en uitzondering aanwezig moeten zijn.

Een dieetwens of allergieverzoek is alleen gegarandeerd wanneer Mountain Masters dit uitdrukkelijk schriftelijk heeft bevestigd.

Mountain Masters deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de reis, onze dienstverlening, een wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag.

• hotels en andere accommodaties;
• vervoerders en touringcarbedrijven;
• ski- en snowboardverhuurbedrijven;
• skischolen, instructeurs en activiteitenaanbieders;
• reisleiding en lokale partners;
• betaal-, boekings-, IT- en softwareleveranciers die ons ondersteunen;
• VZR Garant, voor zover dit noodzakelijk is voor de garantieregeling;
• bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Mountain Masters verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Mountain Masters gebruikt een eigen CRM-systeem voor de administratie en verwerking van klant- en boekingsgegevens. Voor e-mailcommunicatie en contact met klanten en leveranciers wordt Microsoft Outlook gebruikt.

Voor betalingen kan Mountain Masters gebruikmaken van Mollie en Rabobank. Deze partijen verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en administreren van betalingen. Mountain Masters bewaart geen volledige betaalkaartgegevens wanneer deze rechtstreeks door een externe betaaldienstverlener worden verwerkt.

Voor de website en het online boekings- en groepsportaal maakt Mountain Masters daarnaast gebruik van Netlify (hosting van de website en de database), Resend (het versturen van e-mails vanuit de website, zoals boekingsbevestigingen en uitnodigingen) en Anthropic (het beantwoorden van vragen in de chat op de website en ondersteuning bij het opstellen van offertes). Deze partijen verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor hun dienst.

Mountain Masters is gericht op reizen binnen de Europese Unie en verstrekt persoonsgegevens in het kader van de reisorganisatie in beginsel niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Netlify, Resend en Anthropic zijn bedrijven uit de Verenigde Staten. Bij het gebruik van de website, het versturen van e-mails en het gebruik van de chat kunnen persoonsgegevens daardoor buiten de EER worden verwerkt. Mountain Masters zorgt daarbij voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Deel in de chat geen persoonsgegevens zoals adres-, paspoort- of medische gegevens; chatgesprekken worden door Mountain Masters niet bewaard.

De EER bestaat uit de landen van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Wanneer Mountain Masters gebruikmaakt van een leverancier waarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, beoordeelt Mountain Masters welke passende waarborgen daarvoor nodig zijn.

Mountain Masters bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, houden wij deze wettelijke bewaartermijn aan.

Voor de financiële administratie geldt in Nederland in het algemeen een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens kan een andere wettelijke termijn gelden. Boekings- en communicatiegegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, de behandeling van eventuele klachten of geschillen en voor zover nodig voor wettelijke verplichtingen.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn en er geen geldige reden is om ze te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

Mountain Masters neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en ander onrechtmatig gebruik.

Deze website maakt gebruik van cookies. Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en het boekingsproces. Voor analytische, marketing- of trackingcookies waarvoor toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.

U heeft, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• onder bepaalde omstandigheden gegevens te laten verwijderen;
• onder bepaalde omstandigheden de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw gegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming voor een verwerking waarvoor toestemming de grondslag is, weer in te trekken.

Een verzoek kunt u sturen naar info@mountainmasters.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met Mountain Masters via info@mountainmasters.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mountain Masters kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.